Managementassistent

sluitingsdatum 27-03-2025

Ben jij een gestructureerde, ervaren en proactieve managementassistent? Neem jij graag het initiatief en denk je actief mee over hoe jij je werk nog beter kunt uitvoeren? Kun jij goed zelfstandig werken en sta je stevig in je schoenen en ben je daarnaast ook een teamplayer? Ga dan deze mooie uitdaging aan!

Wat ga jij doen

Je ondersteunt samen met je collega-managementassistenten zelfstandig de (adjunct) afdelingsmanagers Bestuur, Veiligheid & Leefbaarheid (BVL). Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de complexe agenda. Je zorgt voor een goede voorbereiding. Hierbij wordt veel gewerkt met iBabs. Jij maakt het samen met je collega-managementassistenten mogelijk dat de afdelingsmanager en adjunct- afdelingsmanagers optimaal hun werk kunnen doen. Midden in alle hectiek zijn jullie de ervaren, service-verlenende managementassistenten die zorgen voor rust, overzicht en een goede sfeer. Samen zorgen jullie ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Je bent verantwoordelijk voor de organisatorische zaken. Je organiseert diverse bijeenkomsten en biedt ondersteuning op het gebied van facilitaire-, HRM-, ICT- en financiële zaken aan het afdelingsmanagement. Jullie zijn samen hun aanspreekpunt en verdelen zelfstandig de onderlinge taken.

Wie ben jij

Jij bent een energieke persoonlijkheid, proactief, leergierig en toegewijd. Op en top dienstverlenend. Je bent organisatiesensitief; je ziet snel waar knelpunten dreigen te ontstaan, welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk. Je hebt gevoel voor detail. Je spreekt anderen gemakkelijk en op een natuurlijke manier aan. Je voorziet het management gevraagd en ongevraagd van feedback. Je bent de oren en ogen van de afdeling en je gaat vertrouwelijk om met informatie en het informele circuit.

Vanzelfsprekend ben je goed in plannen en organiseren en je kunt uiteraard mondeling en schriftelijk uitstekend en klantgericht op alle niveaus communiceren. Je houdt overzicht en weet prioriteiten te stellen. Je bent een ervaren ondersteuner, pragmatisch, staat open voor nieuwe (digitale) tools en nieuwe manieren van werken. Je bent bekend met het werken in teams. Je bent ondernemend, hebt een brede belangstelling en bent een echte verbinder. Je bent het visitekaartje van het MT naar zowel collega’s als partners in de stad. Je beschikt over een mbo+ werk- en denkniveau. Een opleiding als Schoevers is zeker een pré.

Meer over jouw werkomgeving

Je komt te werken bij de afdeling Bestuur, Veiligheid & Leefbaarheid. Deze veelzijdige afdeling ondersteunt en adviseert het bestuur en de concerndirectie onder andere op het gebied van veiligheid, beleidsvorming en strategiebepaling in een politiek-bestuurlijke omgeving. De afdeling BVL bestaat uit ruim 115 gemotiveerde professionals die met elkaar zorgen voor kwaliteit, een goede sfeer en een hoge productiviteit. Het management van de afdeling bestaat uit een afdelingsmanager, vier adjunct-afdelingsmanagers en een groepsmanager.

Je maakt deel uit van het team Bestuurssecretariaat, een enthousiaste en hardwerkende groep managementassistenten die er voor elkaar zijn en een flexibele houding hebben. Samen met drie collega-managementassistenten zorg je voor een soepele ondersteuning. In overleg met hen bepaal je wanneer je hybride werkt, maar vanwege de functie is het belangrijk dat je regelmatig op kantoor bent, met name op maandag, dinsdag en donderdag.

Wat wij jou bieden

Gelukkig zijn in het werk dat jij doet, is wat voor ons telt! Samen leveren wij iedere dag, op onze eigen innovatieve en hartelijke wijze, een bijdrage aan een nog beter, duurzamer en toekomstbestendiger Almere. Wij geloven er in dat deze maatschappelijke impact energie geeft en plezier in het werk oplevert. Dit alles mag jij doen binnen een betrouwbaar en slagvaardig team, waar oog is voor jou als individu en jouw ambities.

Daarnaast mag je nog de volgende arbeidsvoorwaarden verwachten:

Een jaarcontract met de intentie tot vast;
Salaris van minimaal € 2.700 en maximaal € 3.831 bruto per maand, o.b.v. 36-urige werkweek;
Een baan voor 32 uur per week;
Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden;
17,05% individueel keuzebudget boven op jouw salaris;
In overleg de mogelijkheid om hybride te werken;
(Gedeeltelijk) betaald ouderschapsverlof;
Uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen, zodat jij je verder kunt ontwikkelen.

Solliciteren

Wij vinden het belangrijk dat jij goed kunt afwegen of deze vacature echt bij je past. Daarom vertelt groepsmanager Karin Wouda (06-51083432) jou graag meer over deze functie. Heb jij vragen over de sollicitatieprocedure? Dan kun jij contact opnemen met onze recruiter Lotte Bijleveld (06-25467197). Natuurlijk mag je ook meteen solliciteren, wij ontvangen jouw cv en brief graag uiterlijk 27 maart 2025.

Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag. Hierin maken wij onderscheid tussen een VOG en een VOG-P (Verklaring Omtrent het Gedrag-Politiegegevens). Gemeente Almere bepaalt, op basis van jouw functie, welke VOG voor jou van toepassing is.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld, voor deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega.

Solliciteer direct Of bekijk alle andere vacatures