sluitingsdatum 08-03-2026
Wil jij plannen en organiseren combineren met werken in een regionale samenwerkingsomgeving? Als programmasecretaris bij Flevoland Werkt zorg jij voor goed voorbereide overleggen en duidelijke afspraken. Je werkt nauw samen met de programmamanager, krijgt inzicht in bestuurlijke processen en bouwt waardevolle ervaring en een netwerk op binnen gemeenten en andere partners.
Wat ga jij doen
Als programmasecretaris zorg jij ervoor dat het bestuur, het managementteam en het beleidsoverleg van Flevoland Werkt goed kunnen functioneren. Vanuit het programmabureau ondersteun je hen met organisatorische en secretariële werkzaamheden. Je neemt daarin een proactieve en organiserende rol op je en zorgt voor duidelijke besluitvorming en goede vastlegging van afspraken. Dankzij jouw aanpak is voor iedereen duidelijk wat is afgesproken en wat dat betekent voor de uitvoering.
Plannen en organiseren vormt een belangrijk onderdeel van je werk. Je organiseert jaarlijks ongeveer twintig overleggen, stelt het vergaderschema op en zorgt dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie. Tijdens en na de overleggen bewaak je de voortgang van afspraken en zorg je dat acties worden opgevolgd.
Concreet houd jij je onder andere bezig met:
- het voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, inclusief het opstellen en verspreiden van agenda’s en stukken;
- het notuleren en vastleggen van besluiten, afspraken en actiepunten en het bewaken van de voortgang;
- het monitoren van projecten waaronder het tijdig ophalen van rapportages, het voorbereiden van betalingen en het ondersteunen bij het opstellen van contracten;
- het ondersteunen van financiële processen, zoals het keuren van facturen, aanmaken van ordernummers en afstemmen met de financieel adviseur;
- het beheren van documentatie, waaronder het actueel houden van het digitale archief en het vastleggen van besluiten en acties;
- het fungeren als aanspreekpunt voor partners en netwerkrelaties en het signaleren en verzamelen van informatie ter ondersteuning van besluitvorming; het bijdragen aan de jaaragenda, jaarverslagen en begrotingen;
- het zorgen voor goede overdrachten bij wisselingen van bestuursleden of partners.
In deze functie werk je in opdracht van de programmamanager van Flevoland Werkt en heb je regelmatig contact met de voorzitters en partners van de verschillende overleggen.
Je bent proactief en iemand die energie haalt uit overzicht en structuur. Je werkt secuur en zorgvuldig, kijkt vooruit en vindt het belangrijk dat besluiten en afspraken goed worden vastgelegd. Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en weet prioriteiten te stellen, ook wanneer er veel tegelijk speelt.
Een klant- en servicegerichte instelling is voor jou vanzelfsprekend. Werkzaamheden pak je praktisch en voortvarend op. Je wacht niet af, maar onderneemt actie wanneer dat nodig is. In contact met anderen ben je toegankelijk en professioneel. Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een samenwerkingsorganisatie en weet hoe je je beweegt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je werkt graag samen in een klein team, bent servicegericht en neemt initiatief wanneer dat nodig is.
Daarnaast ben je digitaal vaardig en volgt ontwikkelingen op dit gebied met interesse. Je bent nieuwsgierig naar wat technologie kan betekenen in je werk en ziet snel hoe digitale hulpmiddelen kunnen helpen om overzicht te houden en efficiënter te werken. Nieuwe werkzaamheden pak je snel op en je staat open voor verbetering en vernieuwing in je werk.
Wat breng jij verder mee
- Bestuurlijke sensitiviteit en aantoonbaar gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
- Digitale vaardigheid, met ervaring in Office 365 en het vermogen om nieuwe digitale ontwikkelingen toe te passen en collega’s hierin mee te nemen.
- Ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, waaronder het voorbereiden van overleggen en het notuleren.
- Ervaring binnen een bestuurlijke of regionale samenwerkingsomgeving is een pre.
Meer over jouw werkomgeving
Flevoland Werkt is een regionaal samenwerkingsverband van overheden (gemeenten, provincie), UWV, sociale partners, SBB en onderwijsinstellingen. Samen werken deze partijen aan een arbeidsmarkt waarin iedereen kan meedoen en talent zo goed mogelijk wordt benut. Het programmabureau ondersteunt Flevoland Werkt bij het realiseren van deze doelstelling.
Je komt in dienst bij de centrumgemeente Almere en werkt binnen dit programmabureau van Flevoland Werkt. Het team is klein en betrokken en bestaat uit een programmamanager, communicatieadviseur en strategisch adviseur. In jouw rol werk je nauw samen met de programmamanager en ben je een belangrijke sparringspartner in de dagelijkse organisatie van het programma en de overleggen. De lijnen zijn kort en er is veel ruimte om zelfstandig te werken en mee te denken.
Lees meer over de organisatie en het bestuur van Gemeente Almere.
Dit alles doe je binnen een betrouwbaar en slagvaardig team, waar oog is voor jou als individu en jouw ambities.
- een jaarcontract met de intentie tot vast;
- salaris in schaal 8 van minimaal € 3.206 en maximaal € 4.499 bruto per maand, o.b.v. 36 uur;
- een baan voor 24 uur per week;
- uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden;
- 17,05% individueel keuzebudget boven op jouw salaris;
- volledige vergoeding van het openbaar vervoer of € 0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer per fiets. Maak je gebruik van de auto en woon je buiten Almere, dan geldt een tegemoetkoming in de reiskosten;
- de mogelijkheid om hybride te werken;
- aanvullend (gedeeltelijk) betaald ouderschapsverlof;
En nog meer uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.
Solliciteren
Wil je eerst weten of deze functie bij je past? Maaike van Weering, programmamanager (06 27135285) vertelt je graag meer over de inhoud van de functie. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij onze recruiter Cora Oostrom (06-31966415).
Natuurlijk mag jij ook meteen solliciteren. Dan ontvangen we graag je cv. De manier waarop je jezelf verder presenteert, laten we aan jou. Dat mag een brief zijn, maar ook een korte video of een andere vorm die bij jou past. Stuur jouw sollicitatie uiterlijk 8 maart 2026 in.
Wacht niet tot de sluitingsdatum met solliciteren als je enthousiast bent. Wij beoordelen sollicitaties doorlopend. Zodra we een passende kandidaat hebben gevonden, schakelen we snel. Het kan dus zijn dat je snel wordt uitgenodigd voor een gesprek en dat de vacature al is ingevuld voor de genoemde sluitingsdatum.
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag. Hierin maken wij onderscheid tussen een VOG en een VOG-P (Verklaring Omtrent het Gedrag-Politiegegevens). Gemeente Almere bepaalt, op basis van jouw functie, welke VOG voor jou van toepassing is.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld, voor deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega.